Avtomatizacija procesov: kaj je res prihranek in kaj samo dodatna zapletenost

»Avtomatizira to,« je najčešće slišani nasveti. »Avtomatizira vse. Prihranit boš čas in denar.« To je res včasih. Toda večino časa? To je samo dodajanje ploščadi na ruševino.

Kako poznati, katere procese avtomatizirati

Res je enostavno. Avtomatizacija ima smisel samo za procese, ki so: a) ponavljajoči se, b) pogosti, c) jasen roki in d) malenkost napak tolerance. Če ima proces vse štiri značilnosti, je avtomatizacija briljantna. Če ima samo eno ali dve, je to drago hobotanije. Primer? Avtomatizacija pošiljanja mesečnih obračunskih e-mailov. Odličnega. Avtomatizacija odločanja o kreditnih zahtevnih sredstvih? Nevarna in draga.

• Ponavljajoči se delovni tokovi so najboljši kandidati. Npr. obdelava izdanih računov.
• Procesi z dolgimi čakalni časi so tudi idealni. Npr. potrjevanje zahtevkov skozi več faz.
• Stvari, ki zahtevajo human razmislek, navadno ne smejo biti avtomatizirane. Nikoli.
• Hibridni pristopi delujejo pogosto najbolje. Avtomatizacija za rutino, ljudje za odločitve.

Katere napake počnemo

Največ podjetij počne to napako: avtomatizirajo prvi proces, ki jim pride na um. Rezultat? Potrojen delovni tok. Avtomatizacija zahteva najprej razmišljanja. Katere korake resnično naredimo? Katere so nepotrebne? Kaj je res avtomatizirati, kaj je prebaviti drugače? To so vprašanja pred avtomatizacijo, ne potem.

Videli smo podjetje, ki je avtomatiziralo naročanje potrebščin. Izgledalo je fantastično. Razen da niso prej vprašali, ali je naročanje sploh potrebno v tej obliki. S boljšim inventarjem bi sploh ne bilo naročanja. Ali podjetja, ki avtomatizira e-mailsko korespondence. Ampak nihče ne bere avtomatiziranih e-mailov. Bil je le dodatni nepotrebni korak.

Kaj res deluje

Avtomatizacija deluje, ko je cilj jasan. Zmanjšanje časa procesiranja. Zmanjšanje napak. Zmanjšanje ročnega dela. In to je mogoče izmeriti. Ko naredite avtomatizacijo, merite pred in po. Če je čas procesiranja padel s 45 minut na 5 minut, je to uspeh. Če se je sistem strikoval, ker avtomati ne razumejo izjem, je to neuspeh.

V Whitfield Partnerjih smo v zadnjih dveh letih avtomatizirali vrste procesov. Kar je skupno? Vedno smo najprej anat strukturo. Nikoli nismo samo »avtomatizirali«. Rezultat je bil prihranek - povprečno 35 odstotkov časa za predmetne procese. To ni čarobnost. To je samo delo, ki se pravi na pravi način. Če želite, da pregledate vaše procese in vidite, kaj je smiselno avtomatizirati, nas pokličite. Naš naslov: Trubarjeva cesta 28, 0269 Celje. Telefon: +386 0 446 29 19. Ali pošljite e-mail: info@whitfieldpartners.si. Pregledu brez obveznosti je beseda.